La facturación electrónica es la evolución de la factura tradicional de papel, en este artículo te contamos cómo funciona, quién está obligado a facturar electrónicamente, y otros aspectos de interés que debes tener en cuenta sobre este sistema que busca facilitar a las empresas el manejo de sus facturas.
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¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un equivalente a una factura tradicional de papel, que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios.
Además, es una alternativa que busca facilitar el manejo de las facturas, ya que con la tecnología como aliada, este sistema de facturación genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva las facturas, de forma digital. El modelo se diferencia del sistema tradicional, en que usa soluciones informáticas para facilitar a las empresas el manejo de sus facturas.
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¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
Según la normativa emitida por la facturación electrónica DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), el artículo 615 del ET y los artículos 6 y 8 de la Resolución 000042 de 2020 en Colombia, están obligados a facturar electrónicamente:
- Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
- Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
- Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
- O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero:
- Con más de un establecimiento de comercio.
- Explotación de intangibles.
- Usuarios aduaneros.
- Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST.
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Pasos de la facturación electrónica
El primer paso a la hora de facturar electrónicamente es seleccionar el software a través del que harás el proceso, una de las opciones es que elijas a un proveedor tecnológico como PayRetailers, que se mantiene conectado con la DIAN.
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¿Cómo hacer facturación electrónica?
Para ser facturador electrónico debes tener en cuenta una serie de requisitos antes de empezar:
- Tener actualizado en el RUT, la información del representante legal de la empresa o del contribuyente persona natural.
- Disponer de un software de facturación electrónica.
- Disponer de un certificado digital de firma.
- Contar con un dispositivo móvil con acceso a internet.
¡Y listo! Ahora si estás preparado para ser facturador electrónico, siguiendo estos pasos:
- Ingresa a la página web de la DIAN y en la opción temas de interés, factura electrónica, selecciona habilitación. Luego de digitar la información, te llegará un email de la DIAN a la dirección de correo electrónico registrado en el RUT. Al ingresar a la plataforma, el sistema te solicita que formalices el registro, después, debes registrar el «Modo de operación», es decir, el software con el que vas a facturar.
- Luego, el sistema genera los rangos de numeración de prueba. Con los rangos elaboras y envías las facturas electrónicas de prueba a la DIAN, hasta ser habilitado.
- Una vez realices las pruebas y el resultado sea exitoso, se requiere que ingreses al sistema de «Habilitación», al ingresar aparece una ventana que solicita la fecha de inicio de producción, es decir, la fecha en la que se actualiza el RUT automáticamente.
Luego, solicitas la «Autorización de Numeración de Facturación» para la modalidad de Factura Electrónica y Talonario de Contingencia de Factura Electrónica, ingresando al sistema MUISCA con tu usuario y clave. - Finalmente, asocias únicamente los rangos de Factura Electrónica en el portal de «Facturación Electrónica» a través de la opción «Asociar prefijos».
Tipos de facturación electrónica
Es importante tener en cuenta que hay dos tipos fundamentales de factura electrónica:
- Factura en formato estructurado: tienen datos propicios para ser generadas automáticamente por sistemas informáticos de facturación del emisor, y ser procesadas de forma digital. Por ejemplo, aquellas que utilizan el lenguaje XML, EDIFACT, entre otros.
- Factura en formato no estructurado: son básicamente una imagen, lo que implica que para procesarlas se requiere de intervención manual, ya que no son recibidas por los sistemas informáticos.
¿Cómo va la facturación electrónica en Colombia?
La facturación digital en Colombia se basa en las experiencias de países como Chile, Brasil o Uruguay, sin embargo, allí la política tributaria es más fuerte, por lo que hace falta que, en primer lugar, más empresas se acojan al sistema de facturación digital de forma voluntaria, para que así logre masificarse y el control tributario a nivel nacional se vea beneficiado.
Desde el año 2019, en el país se ha implementado el calendario de masificación de contribuyentes, siguiendo el cronograma establecido por la DIAN, lo que tiene por objetivo que más empresas se sumen a la iniciativa que mejoraría el control fiscal.
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Ventajas de la facturación electrónica
La factura electrónica como evolución de la factura tradicional de papel es más segura, ecológica, trazable, económica, fácil y eficiente. Además, responde a la necesidad de las compañías, de desmaterializar los documentos para facilitar los procesos que tienen que ver con su producción, transmisión y almacenamiento. A continuación, te contamos los mayores beneficios de este sistema:
- Reduce los costos: se eliminan gastos como los de impresión, envío y distribución de facturas de papel.
- Disminuye el uso del papel: como factor importante, la facturación electrónica contribuye al medio ambiente, ahorrando papel en las empresas, que cada vez más deben comprometerse con la conservación del entorno.
- Facilita el almacenamiento: se evita la necesidad de destinar un espacio físico para conservar facturas de papel. Además, se garantiza la disponibilidad a través de internet o sistemas digitales de respaldo en cualquier momento y lugar.
- Optimiza el control fiscal: como contribución a la economía nacional, la facturación digital permite controlar la evasión fiscal, puesto que la revisión tributaria por parte de los organismos competentes se facilita y también agiliza.
Esperamos que esta información haya ampliado tu conocimiento sobre la facturación electrónica, en PayRetailers podemos asesorarte y ofrecerte métodos de pago alternativos para que consigas llegar a más clientes.
